Delegation Radar

La Evolución de la Delegación.

Delegation Radar resulta de una adaptación y combinación de otras dos técnicas presentadas por Management 3.0Delegation Poker & Delegation Board y Moving Motivators (Radar).

Ocurre muy a menudo, en las organizaciones tradicionales, que las personas que ocupan ciertas jerarquías buscan el cumplimiento de sus propias metas respecto del desempeño de los demás, y hacen que sus “dependientes” o “subordinados” rindan cuentas, sin reconocer que ellos mismos deben justificar su accionar por el éxito y bienestar de los trabajadores.

Los niveles de delegación “importantes” se aplican a las áreas clave de decisión, el hecho de delegar funciones o actividades que no son de mayor trascendencia para las personas puede impactar negativamente en ellas.
El nivel de delegación “correcto” no está preestablecido ni es un número específico y depende de cada contexto, tanto empresarial como organizacional así como también grupal.

El nivel de delegación “correcto” es un acto de equilibrio.

Este aspecto está muy ligado al nivel de madurez del equipo y del impacto de sus decisiones.

Actualmente, a través de Delegation Poker & Delegation Board se puede definir las actividades relevantes y establecer los niveles de delegación dentro del equipo.

Contexto

Actualmente me encuentro trabajando como Agile Coach aunque tal vez la tarea que estoy haciendo se podría asemejar más a la de un agente de cambio organizacional.
Implica la transformación digital del sector de tecnología de una organización estatal en Uruguay, la cual posee la distribución de sus sectores en silos.

No solo ha sido necesario la capacitación y el training sino que también he realizado una intervención que les permita adquirir auto-conocimiento de los equipos y el auto-descubrimiento de lo que son capaces de hacer.

Como parte de las tareas que se realizaron se encuentran distintas herramientas y diferentes prácticas, las cuales han dado distintos resultados. Logré que se generaran acuerdos de trabajo y continúo acompañando en los procesos de facilitación de reuniones.
Dirigí la aplicación de técnicas para auto-evaluación, para auto-conocimiento y además para la toma de conciencia sobre el valor retrospectivas y feedback entre muchas otras.
Realicé una capacitación de SCRUM y Kanban.
Considerando los pilares fundamentales de la Agilidad (Inspección, Adaptación y Transparencia), han mejorado y adoptado distintas técnicas que facilitan la transparencia. Poseen flipcharts visibles con acuerdos de trabajo para las reuniones, OKRs y comenzaron a utilizar Niko-Niko Calendar (aunque muy tímidamente).

Como parte de todo este proceso es que he incorporado la práctica de distintas técnicas de Management 3.0 .

Una de las herramientas que se trabajó durante los encuentros con uno de los grupos fue Delegation Poker & Delegation Board de Management 3.0. En esta primera instancia la misma se desarrolló tal cual está sugerida por sus creadores.

Este grupo tiene la particularidad de que está conformado por todos los que tienen el rol de PO de la organización. Por esta razón es que deben relacionarse muy fuertemente con los managers que están encima de ellos y también con los stakeholders. Estos stakeholders están conformados por muchos grupos diferentes y muy heterogéneos culturalmente.
En ocasiones sucede que hay cambios en los colaboradores y esto provoca modificaciones profundas en el relacionamiento entre las partes. Entendemos que el colaborador es aquel representante del cliente que se presenta a compartir las necesidades y formular los requerimientos.

Retomando con la ejecución de la práctica que mencioné anteriormente, una vez finalizada la misma, durante el feedback, se me hizo un planteo por parte de algunos integrantes del grupo de POs. El mismo fue que les resultaba “un poco dificultoso” poder visualizar los avances en cuanto a los objetivos planteados.
Estos objetivos tienen que ver con la necesidad de cambio de los niveles de delegación en algunas actividades con el devenir del tiempo.
Otra inquietud es que no les quedaba claro el “poder visualizar algún eventual cambio de colaborador”, es decir con quién se está relacionando en la actividad y si eventualmente hay un cambio, cómo visualizarlo.

La intención es que al mismo tiempo se pueda establecer el nivel de delegación de la actividad, cómo puede evolucionar y cuál es el colaborador involucrado.

Motivación

Recordemos nuevamente que la herramienta que se utilizó fue Delegation Poker & Delegation Board en su forma original.

Como consecuencia de la ejecución de esta práctica, han surgido varias preguntas:
¿Cómo empezamos a delegar y comparar la posible evolución en el futuro?
En caso de sentir la necesidad de modificar el nivel de delegación respecto a algún colaborador, ¿qué posibilidad tenemos de evaluar si nuestras acciones para el cambio son acertadas?
¿Vamos por el camino correcto?
¿Deberían cambiar los colaboradores para determinadas actividades y conjuntamente el nivel de delegación?

En definitiva, encontré muchas interrogantes que tienen que ver con la evolución de los niveles de delegación. Por tal motivo creí que era importante poder responderlas y por eso traté de pensar en una alternativa.

Por todo esto es que se me ocurrió una herramienta que denominé Delegation Radar en dos versiones.

Delegation Radar es una herramienta gráfica la cual permite visualizar una evolución en el tiempo de los niveles de delegación y posibles cambios de colaboradores respecto a las tareas o actividades.

Delegation Radar resulta de una adaptación y combinación de otras dos técnicas presentadas por Management 3.0Delegation Poker & Delegation Board y Moving Motivators (Radar).
El Radar de Moving Motivators se puede encontrar en el libro “Managing for Happiness”, capítulo 10 “Moving Motivators”, “How to get started” .

Para los que tal vez no conozcan en profundidad Moving Motivators, quiero recordar que se trata de un ejercicio de reflexión personal en el que se ordenan los motivadores que plantea el ejercicio según el criterio en importancia para cada una de las personas. Se ordenan de mayor a menor o de menor a mayor, de izquierda a derecha o viceversa, de arriba hacia abajo, o como se desee, lo importante es que se establezca el criterio del orden, de qué lado está lo más importante y de qué lado queda lo menos importante. La idea es realizar una reflexión interna y personal para que se ordenen los motivadores que hacen a nuestra motivación profesional y personal. Estos motivadores se pueden representar gráficamente en un Radar mediante un polígono, tal como mencioné anteriormente.


Delegation Radar Versión 1

En esta versión se toma como escenario a quién realiza el ejercicio y los niveles de delegación de distintas tareas o actividades respecto a otro. Ese otro es el que se denomina “colaborador”.

La primera versión de Delegation Radar se utiliza para determinar el nivel de delegación en el momento actual y proyectar la evolución de esos valores en el tiempo.
Para tener presente las fechas de realización, de revisión y evaluación se dispone de tres cuadros para completar las mismas.

Se sugiere unir los puntos resultantes de hacer el ejercicio con el criterio de formar un polígono con ellos. En este caso he propuesto que los símbolos se puedan identificar con distintos colores y/o forma según la ronda o ciclo. En la imagen de ejemplo se muestran con las lineas punteadas roja y celeste los polígonos; además para la primera ronda los símbolos son círculos celestes y para la segunda cuadros rojos.


Delegation Radar Versión 2

Con respecto a la segunda versión de Delegation Radar creo que la misma resulta útil para poder visualizar el nivel de delegación de determinada actividad y además saber con cuál colaborador es que se relaciona.

De igual forma que en la versión uno, se plantean los cuadros para las fechas con idéntico criterio.
Tal como se observa en la siguiente figura, las actividades pueden representarse por distintos símbolos, y con diferente color.
Además para diferenciar las rondas o ciclos de ejecución de la herramienta, se colocaron números que las identifican.
La primera ronda tiene los símbolos con 1 y la segunda con el 2.

Los polígonos se generan uniendo los símbolos de cada ronda. La distribución de los elementos de este tablero permite visualizar si existe un cambio en los niveles de delegación para cada actividad y si además hubo un cambio de colaborador.

Creo además que se pueden utilizar como radiadores de información, ya que el tablero con los puntos evaluados y los puntos ubicados como objetivo para la fecha de revisión transparenta visiones y objetivos de los equipos o las personas.

En el siguiente artículo profundizamos en la forma de ejecución de ambas versiones y mostramos la práctica realizada por uno de los equipos con los que estamos trabajando.

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