Experiencias Management 3.0 - Exploration Days

En cuanto al desarrollo de distintas prácticas de Management 3.0, hemos estado trabajando con una organización pública para poder adoptar una nueva mentalidad ágil.

La innovación es uno de los aspectos más importantes que se pretende desarrollar entorno a nuestra intervención. Se le planteó a la gerencia el tratar de incorporar lenta y paulatinamente distintas rutinas que permitan desarrollar la experimentación y exploración. Parte de las cuestiones que se advirtieron y que se acordaron tiene que ver a como funciona el hecho de “explorar o experimentar” , muchas veces se falla y tiene que ver con lo que es el aprendizaje, por tal motivo llegamos a que es importante tener paciencia y así ayudar a la gente a ganar confianza y en definitiva, que eso va a resultar en crecer en base al aprendizaje.

Como consecuencia de lo antes mencionado, parte de las cuestiones que se plantearon a la organización fueron cuales podrían ser los distintos aspectos en los que podría ser factible que se explorara, por cuanto tiempo, cuánto tiempo al mes, a la semana, etc. 

Entonces, luego de un proceso de varias semanas con reuniones a todos los niveles con las más diversasr jerarquías se logró plantear lo que denominamos una pregunta desafiante. La misma fue: ¿qué puede hacer la organización para generar un ambiente de aprendizaje e incluso de intercambio?

La propuesta fue citar a Jurgen Appelo y su práctica de Exploration Days. Hemos entendido que si bien lo ideal podría llegar a ser en el entorno del 20% del tiempo, llegamos a tratar de generar un compromiso “divertido” y de confraternidad, una vez a la semana en ciclos mensuales. Esto significa que se generaron invitaciones a los interesados, a mostar lo que ya saben y no lo utilizan en la organización como primera etapa. 

En una segunda instancia a darles un espacio para aprender y desarrollar experimentos, explorando nuevas ideas y nuevamente mostar los resultados de dicha exploración.

Porqué el ¿compromiso divertido?, pues porque se adoptó lo denominado “Muzzarella Fridays” donde todos los viernes, se almuerza en conjunto y se intercambian experiencias, y se genera una interrelación extra entre los asistentes, pasando casi una hora de almuerzo de manera descontracturada y divertida.

Entonces, ¿cuál es mi experiencia con los días de exploración?
Primero que nada, tuvimos que comunicar y dar un contexto al desarrollo de la actividad, generando un propósito y un espacio concreto. En segundo término, se logró involucrar mediante invitaciones a las personas con distintos perfiles y posiciones dentro de la organización, liderazgo y diferentes grado de experiencia en los equipos. En tercer lugar, acordamos que para el día de exploración deberíamos (con bastante anticipación) tener claro el formato y el nivel de compromiso que habría de los participantes.

En cuarto lugar (aunque podría ser en el punto 0 en el sentido de ser como la precondición de todo el proceso) el establecer la expectativa clara, en su justa medida y por lo tanto, correcta con la administración. Dejando en claro que puede que no se tenga el éxito previsto, y que incluso así, está bien igual y debemos aceptarlo y seguir adelante. 

Si se da alguna falla importante y como consecuencia se obtiene un resultado crítico mientras realizamos los experimentos, tomamos esto como parte del proceso natural de aprendizaje y procedemos sin culpabilizar a las personas. En definitiva, se trata de inspeccionar y adaptarse a través de la exploración.

Mi participación en las prácticas estaba motivada, no solo como asesor o facilitador, sino que además fue tomada como referencia para la ejecución del resto de la gente que mostró sus presentaciones.

Si bien el objetivo era que utilizaran formatos nuevos para los cuales se está acostumbrado, la adopción de nuevos materiales y formas de presentar no variaron mucho a lo tradicional en la organización. Sí les pareció importante esa nueva forma, utilizando rotafolios, post-its, realizando dinámicas, etc. pero en defintiva se acordó con la gente que presentó que lo harían incorporando en próximos eventos, siendo parte del proceso de exploración, en este caso en la forma de presentar sus ponencias.

Como conclusión de estas experiencias, podemos decir que dados los comentarios de las personas que concurrieron a las charlas (check-out al final), los expositores quedaron muy contentos y satisfechos con lo realizado y lo recibido como feedback. Si bien les planteamos la utilización de las Kudo Cards, acordamos de ir paso a paso y de pronto incorporarlas para la próxima instancia. Lo más importante creo que es la apertura a la adopción de distintas prácticas y la voluntad de la incorporación paulatina de las mismas.

Lo otro importante es que la administración o la gerencia quedó muy contenta con los resultados y en una reunión posterior llegmos a que vieran que era mucho más sencillo y disfrutable que simplemente dejaran que los empleados hagan sus propuestas sobre temas a estudiar/explorar que el hecho de que ellos indiquen qué es lo que estos empleados deberían aprender. La administración ahora se plantea como objetivo el incorporar incrementalmente el hecho de dar los lineamientos más generales y no el detalle técnico del rumbo tecnológico.

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